Trójmiejskiego Instytutu Psychoterapii i Rozwoju Sp. z o.o.
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Trójmiejski Instytut Psychoterapii i Rozwoju Sp. z o.o. (dalej: „TIPIR” lub „Administrator”) w związku z prowadzoną działalnością szkoleniową, edukacyjną, naukową oraz organizacyjną.
2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z:
● Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
● ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
● innymi obowiązującymi przepisami prawa.
§ 2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest:
Trójmiejski Instytut Psychoterapii i Rozwoju Sp. z o.o.
z siedzibą w Gdyni ul. Miętowa 3/7, 81-589 Gdynia, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001144344, NIP: 9581749973, REGON: 540418164, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000 PLN, e-mail: kontakt@tipir.pl
§ 3. Cele przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
1. Przeprowadzenie procesu rekrutacji do Kursów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
2. Zawarcie i realizacja Umowy szkoleniowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. Organizacja Kursów, warsztatów, konferencji i innych wydarzeń, w tym prowadzenie dokumentacji przebiegu szkolenia, ewidencji obecności oraz harmonogramów zajęć – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy);
4. Prowadzenie dokumentacji dotyczącejterapii własnej, superwizji oraz doświadczenia własnego – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO, czyli na podstawie wyraźnej, dobrowolnej zgody Uczestnika na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych;
5. Organizacja staży klinicznych, zaliczeń oraz ocen efektów kształcenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
6. Wystawianie zaświadczeń, certyfikatów oraz dyplomów potwierdzających ukończenie kształcenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego);
7. Prowadzenie rozliczeń finansowych oraz realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości;
8. Prowadzenie korespondencji z Uczestnikami oraz zapewnienie bieżącej komunikacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na sprawnym zarządzaniu procesem dydaktycznym);
9. Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowej organizacji Kursów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
10. Dochodzenie, ustalenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na ochronie swoich praw majątkowych i niemajątkowych);
11. Prowadzenie anonimowych analiz jakości kształcenia – dane w tym celu są w pełni anonimizowane, w związku z czym ich dalsze przetwarzanie nie podlega rygorom RODO.
§ 4. Badania naukowe
1. TIPIR może prowadzić badania naukowe dotyczące procesu kształcenia psychoterapeutów.
2. Udział w badaniach naukowych jest dobrowolny i wymaga odrębnej zgody Uczestnika, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.
3. Dane wykorzystywane do analiz naukowych będą anonimizowane lub pseudonimizowane, jeżeli charakter badania na to pozwala.
4. Wyniki badań prezentowane będą wyłącznie w postaci zbiorczych zestawień uniemożliwiających identyfikację poszczególnych osób.
§ 5. Zakres przetwarzanych danych
1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: a. dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL); b. dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania/korespondencyjny);
c. dane dotyczące wykształcenia i dotychczasowych kwalifikacji zawodowych; d. informacje dotyczące przebiegu szkolenia, w tym o obecnościach, zaliczeniach i ocenach;
e. informacje dotyczące odbytych staży;
f. informacje o płatnościach i numerach rachunków bankowych;
g. dane niezbędne do wydania dyplomu lub certyfikatu.
2. Za odrębną zgodą Uczestnika, Administrator przetwarza również informacje o zaliczeniu terapii własnej oraz superwizji.
3. Administrator nie pozyskuje informacji wykraczających poza zakres niezbędny do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce.
§ 6. Odbiorcy danych
1. Dane osobowe Uczestników mogą być powierzane lub udostępniane następującym kategoriom podmiotów:
○ dostawcom usług IT oraz podmiotom zapewniającym utrzymanie systemów informatycznych;
○ dostawcom dedykowanej aplikacji edukacyjnej wykorzystywanej przez TIPIR;
○ podmiotom świadczącym obsługę księgową, podatkową oraz kadrową;
○ kancelariom prawnym i podmiotom świadczącym usługi doradcze;
○ podmiotom archiwizującym lub niszczącym dokumentację;
○ placówkom i podmiotom leczniczym współpracującym przy organizacji staży klinicznych;
○ instytucjom i organom uprawnionym do dostępu do danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Administrator nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
§ 7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
1. Dane przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy – przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających;
2. Dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych (księgowych, podatkowych) – przez okresy wymagane właściwymi przepisami prawa (najczęściej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku);
3. Dokumentacja przebiegu szkolenia, wydanych certyfikatów i dyplomów – przez okres niezbędny do wykazania uprawnień absolwentów lub przez okresy wynikające z przepisów regulujących proces certyfikacji psychoterapeutów;
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody (w tym dane o terapii własnej/superwizji oraz udziale w badaniach naukowych) – do czasu cofnięcia zgody przez Uczestnika, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
5. Po upływie wskazanych okresów dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
§ 8. Dedykowana aplikacja edukacyjna
1. TIPIR wykorzystuje dedykowaną aplikację służącą do organizacji i obsługi procesu kształcenia.
2. W aplikacji mogą być przetwarzane informacje dotyczące harmonogramów, obecności, zaliczeń, materiałów dydaktycznych, staży, płatności oraz komunikacji z Uczestnikami, a także – za wyraźną zgodą – informacje dotyczące terapii własnej i superwizji.
3. Administrator zapewnia najwyższy standard bezpieczeństwa oraz odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane zgromadzone w aplikacji przed dostępem osób nieuprawnionych.
§ 9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Każdemu Uczestnikowi przysługuje prawo do:
1. dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
2. sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przez art. 17 RODO;
4. ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
5. przenoszenia danych do innego administratora (art. 20 RODO);
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
8. wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Uczestnik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.
§ 10. Bezpieczeństwo danych i profilowanie
1. Administrator stosuje odpowiednie, nowoczesne środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
2. Do przetwarzania danych osobowych dopuszczone są wyłącznie osoby posiadające stosowne upoważnienie wydane przez Administratora, zobowiązane do zachowania poufności.
3. Dane osobowe Uczestników nie będą poddawane procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
§ 11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
1. Co do zasady dane osobowe Uczestników nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
2. Jeżeli przekazanie danych poza EOG okaże się konieczne (np. w związku z korzystaniem z usług globalnych dostawców chmurowych lub narzędzi IT), Administrator zapewni, aby podmioty te gwarantowały odpowiedni poziom ochrony danych, stosując m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz odpowiednie środki zabezpieczające wymagane przez RODO.
§ 12. Kontakt
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych należy kierować na adres:
● Trójmiejski Instytut Psychoterapii i Rozwoju Sp. z o.o., ul. Miętowa 3/7, 81-589 Gdynia;
● lub drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@tipir.pl.
§ 13. Postanowienia końcowe
1. Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, wytycznych organu nadzorczego, zmian organizacyjnych lub rozwoju systemów informatycznych wykorzystywanych w TIPIR.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest stale publikowana na stronie internetowej TIPIR oraz udostępniana Uczestnikom przed zawarciem Umowy.
KLAUZULA INFORMACYJNA RODO
dla kandydatów i Uczestników Całościowego Kursu Psychoterapii
Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (…) (dalej: „RODO”) informujemy, że:
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Trójmiejski Instytut Psychoterapii i Rozwoju Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni ul. Miętowa 3/7, 81-589, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001144344, NIP: 9581749973, REGON: 540418164, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000 PLN, e-mail: kontakt@tipir.pl
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
● rekrutacji oraz zawarcia i wykonania Umowy o udział w Kursie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
● organizacji zajęć, prowadzenia dokumentacji przebiegu kształcenia, organizacji staży oraz wystawiania zaświadczeń i dyplomów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);
● prowadzenia dokumentacji dotyczącej superwizji oraz terapii własnej – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO,
● prowadzenia rozliczeń finansowych oraz realizacji obowiązków
podatkowo-księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa podatkowego;
● dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw;
● bieżącej komunikacji i obsługi organizacyjnej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnym zarządzaniu kursem.
3. Odbiorcy danych
Państwa dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz zaufanym podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne (w tym dostawcy aplikacji edukacyjnej), księgowe, prawne, archiwizacyjne oraz podmiotom współorganizującym staże kliniczne.
4. Okres przechowywania danych
Państwa dane będą przechowywane:
● w zakresie rekrutacji – do czasu zakończenia procesu naboru na daną edycję Kursu; ● w zakresie realizacji Umowy – przez okres jej obowiązywania, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
● w zakresie obowiązków prawnych – przez okresy wymagane przepisami prawa podatkowego i rachunkowego;
● w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (superwizja, terapia własna) – do momentu wycofania przez Państwa tej zgody.
5. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
● dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
● sprostowania (poprawiania) danych;
● usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania (w przypadkach przewidzianych prawem);
● przenoszenia danych;
● wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
● cofnięcia zgody w dowolnym momencie (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody) bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem;
● wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
6. Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do rekrutacji i realizacji umowy jest dobrowolne, ale stanowi warunek wzięcia udziału w rekrutacji oraz zawarcia Umowy. Odmowa ich podania uniemożliwi udział w Kursie. Podanie danych o terapii własnej i superwizji (danych wrażliwych) jest całkowicie dobrowolne, jednak niezbędne do pełnego zaliczenia programu kształcenia.
7. Profilowanie
Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą poddawane profilowaniu.
Potrzebujesz pomocy?
Skontaktuj się z nami poprzez email kontakt@tipir.pl lub numerem telefonu: 605 731 704.
